制度管人管事兒，失敗成本和管理成本都很高，效果不佳；機(jī)制管理卻往往能事半功倍，而且更簡(jiǎn)潔，高效和人性化。機(jī)制分很多類(lèi)型，也有多種目的，有一種我們經(jīng)常聽(tīng)到的就是防呆機(jī)制，如果不單純考慮成本因?yàn)椋男Ч亲詈玫摹?/span>
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一家公司有一個(gè)開(kāi)放式的大辦公室，有200人在一起辦公。由于管理不到位，辦公室經(jīng)常發(fā)生燈、空調(diào)徹夜未關(guān)的現(xiàn)象。
為此，行政部想了許多辦法。起初想到貼上一張“人走燈滅”的溫馨提示，效果不佳；后來(lái)，發(fā)出了言辭懇切的通知，要求大家務(wù)必注意，效果也不好；再后來(lái)，干脆出臺(tái)相關(guān)處罰措施，抓到“犯人”罰款100元……看得出來(lái)，因?yàn)槊棵坎扇〈胧┲笮Ч偸遣槐M如人意，管理者往往會(huì)在制度建設(shè)上不斷加大力度……結(jié)果是，制度加碼，管理復(fù)雜，效果不好，員工抵觸。
類(lèi)似的問(wèn)題也發(fā)生在酒店。客人離開(kāi)客房之后，電視和電燈都開(kāi)著，酒店想出了一個(gè)兩全其美現(xiàn)在已習(xí)以為常的辦法：房間鑰匙（IC房卡）既可以開(kāi)門(mén)，還可以插卡取電。客人離開(kāi)取走房卡，電源立即被切斷。酒店的這個(gè)聯(lián)動(dòng)方法，屬于機(jī)制的范疇，是防呆機(jī)制的一種。它源于智慧，優(yōu)于制度，管理簡(jiǎn)單，效果良好。
針對(duì)同一個(gè)問(wèn)題，有一家公司的員工想出了另一個(gè)辦法：他們?cè)谵k公室大門(mén)的門(mén)楣上方懸掛了一個(gè)卡通畫(huà)，只要一鎖門(mén)，卡通畫(huà)會(huì)掉下來(lái)，上書(shū)“你關(guān)燈了嗎？”。這個(gè)聯(lián)動(dòng)方法，也屬于機(jī)制的范疇，是糾錯(cuò)防錯(cuò)機(jī)制的一種。
從故事中，我們懂得一個(gè)淺顯而偉大的道理，制度固然重要，但機(jī)制比制度更重要，也更可靠，它會(huì)對(duì)管理對(duì)象產(chǎn)生遠(yuǎn)大于制度的約束力，有防呆的作用。
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在一家企業(yè)，為了防止員工在裝配機(jī)器過(guò)程中漏裝螺絲，他們提出這樣幾種機(jī)制：
一，在復(fù)數(shù)個(gè)螺絲盒上安裝感應(yīng)器和蜂鳴器，只要作業(yè)者未按規(guī)定順序從螺絲盒中拿取螺絲，蜂鳴器就會(huì)報(bào)警。
二，設(shè)計(jì)了一只有復(fù)數(shù)個(gè)手指的機(jī)械手，自動(dòng)吸起規(guī)定數(shù)目的螺絲，操作者只要把機(jī)械手上的螺絲裝完就行。
三，事先把每臺(tái)機(jī)器所用螺絲分別配送在不同工位上，各個(gè)工位作業(yè)者只要把配好的螺絲裝完即可。
雖然以上三種機(jī)制的約束力不同，但是都能不同程度減少員工犯錯(cuò)的機(jī)會(huì)。
相比之下，如果有人試圖以諸如“每漏裝一顆螺絲罰款100元”這樣的制度來(lái)解決問(wèn)題，就十分可笑了。
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在一家生產(chǎn)復(fù)印機(jī)的工廠里，復(fù)印機(jī)側(cè)面需要安裝一個(gè)散熱排風(fēng)扇，這個(gè)風(fēng)扇一旦裝反了，就會(huì)導(dǎo)致機(jī)器過(guò)熱損壞。但由于是流水線作業(yè)，作業(yè)者長(zhǎng)時(shí)間重復(fù)勞動(dòng)，一不留神就可能出錯(cuò)。后來(lái)主管要求作業(yè)者增加檢查環(huán)節(jié)，即裝完后用手試一下風(fēng)向。即便如此，也還有裝反的可能。
為了解決這個(gè)難題，最徹底的辦法是，修改排風(fēng)扇結(jié)構(gòu)，使得排風(fēng)扇反向無(wú)法安裝。但需要投入一筆不小的資金。后來(lái)，作業(yè)者開(kāi)動(dòng)腦筋想出一個(gè)辦法解決了問(wèn)題，即在排風(fēng)扇旁邊裝一個(gè)風(fēng)筒，風(fēng)筒的另一端裝上一紙質(zhì)小風(fēng)車(chē)，如果裝配正確排風(fēng)扇就會(huì)正常排風(fēng)，風(fēng)車(chē)就會(huì)不停旋轉(zhuǎn)。如果發(fā)現(xiàn)風(fēng)車(chē)不轉(zhuǎn)，就要及時(shí)進(jìn)行檢查，要么排風(fēng)扇裝反了，要么風(fēng)車(chē)壞了。
回顧上面三則案例，我們發(fā)現(xiàn)，借助于制度的管理通常都是事后實(shí)現(xiàn)的，管理效果自然不佳，而且失敗成本和管理成本高。而善用機(jī)制的管理通常都是事前實(shí)現(xiàn)的，防患于未然，不僅管理效果好，而且管理簡(jiǎn)單、高效和人性化，當(dāng)然這考驗(yàn)了管理者的管理意識(shí)和集體智慧。
事后管理和事前管理，就像事倍功半與事半功倍的關(guān)系，差距不是一星半點(diǎn)。
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